Les périodes d’activité plus calmes donnent l’occasion de se questionner et de s’améliorer pour aborder avec encore plus d’efficacité le redémarrage. Parmi les concepts à tester : la « réunion innovation », qui rassemble l’intégralité de la direction juridique pour partager les (bonnes) nouvelles idées à mettre en œuvre ! Mode d’emploi de cet outil de management des équipes du droit.
Réunir dans une même salle tous les membres de la direction juridique pour échanger en toute bienveillance sur les propositions d’amélioration de chacun ? C’est le principe de la « réunion innovation ». En rythme de croisière, quand l’activité est soutenue, la direction juridique doit montrer qu’elle tient son rang, qu’elle est rodée et qu’elle délivre. Et en période plus calme ? « Les équipes doivent se montrer encore plus vigilantes, assurer une veille active sur le droit et se préparer à des évolutions, résume Arnaud Desclèves. Dans le langage militaire, pour une armée, gérer les temps de paix n’est pas toujours la chose la plus évidente… C’est pourtant à cette situation de transition que se trouvent confrontées certaines directions juridiques avec le ralentissement de l’économie. Je leur conseille donc de s’armer, en prévision de la reprise. »
Comment ? En misant notamment sur l’innovation et l’intelligence collective. Le principe de la réunion innovation consiste à rassembler toute l’équipe de la direction, sans exception (directeur juridique, manager, juriste senior, juriste junior, assistants ou encore stagiaires et alternants) en leur demandant de réfléchir, en amont, à des pistes d’amélioration pour le service. Pourquoi pas demander à chacune et chacun de venir avec deux idées nouvelles. Un très bon début ! « Il ne s’agit ni de parler des dossiers en cours, ni de faire un point revendication pour se plaindre de la qualité de la machine à café, précise Arnaud Desclèves. Mais plutôt de prendre de la hauteur sur le quotidien pour faire émerger de nouvelles idées et identifier des voies d’optimisation. »
La parole est donnée à chacun, à tour de rôle, en s’assurant d’un temps de parole équitable. Les idées sont ensuite discutées de façon constructive : il ne s’agit pas de challenger ou d’objecter mais plutôt d’enrichir la proposition formulée. Le tout dans un cadre apaisé, sans juger, ni critiquer, ni s’auto-censurer. À la fin de la réunion, un dernier tour de table permet de sélectionner ensemble les pistes retenues puis de désigner un « responsable de projet » – éventuellement différent de la personne à l’origine de l’idée – pour le concrétiser dans les semaines à venir.
Ces séances – qui contribuent aussi à la construction d’un collectif – accouchent de mesures concrètes : mise en place d’un process de saisine de la direction juridique pour éviter les demandes intempestives et mieux canaliser les flux, harmonisation des formats de réponse aux sollicitations ou encore investissement dans des outils de legal tech pour une gestion plus efficace des contrats et un meilleur pilotage des risques. « Les idées proposées n’impliquent pas nécessairement de coûts mais peuvent générer très rapidement des économies et un gain d’efficacité. Je recommande d’organiser ce type de réunions deux fois par an. »
Mais comment faciliter leur déroulé ? Pour mettre tout le monde à l’aise, il existe des techniques… « Je demande par exemple à l’un des juristes, en amont, de réfléchir à une proposition plutôt comique pour lancer la réunion, détendre l’atmosphère et briser la glace. Chacun se sent ensuite plus à l’aise. » L’une des clefs : s’assurer que chacun puisse s’exprimer et que la hiérarchie ne prenne pas le pas sur le processus de réflexion. En d’autres termes, pendant cette réunion, mettre tout le monde sur un pied d’égalité !
La séance peut se tenir dans une salle de réunion classique dans les bureaux, ou dans un lieu extérieur. Pour varier la forme, changer les habitudes et assurer un bon rythme, pourquoi ne pas la faire debout ? Une astuce qui apporte dynamisme et efficacité ! « Enfin, lorsqu’ils reçoivent l’invitation, les collaborateurs de la direction juridique se demandent souvent sur quel périmètre doit porter leur réflexion ou sur quel degré de l’organisation se pencher. La réponse est claire : il n’y a pas de limite, à condition de proposer des idées qui améliorent vraiment les process et amènent de l’innovation ! »
